Pourquoi préparer l'arrivée d'un nouveau salarié
Bonjour 🌞
Vous venez de recruter une nouvelle personne. Peut être avez vous le sentiment que vous arrivez au bout d'un long chemin et que désormais tout va aller de soi.
Détrompez vous!! L'aventure commence... et quelle aventure, certainement semée d'embuches, de doutes et de succès.
🎯 Comment définir un parcours d'intégration ?
Un parcours d’intégration peut se définir comme l'ensemble des mesures prises pour
-accueillir un nouvel arrivant,
- l'intégrer dans un collectif de travail et le professionnaliser pour qu'il soit rapidement opérationnel.
L'intégration d'un nouvel arrivant est un enjeu majeur pour différents acteurs concernés.
🎯 Quels en sont les bénéfices?
✅Le salarié.
Le parcours d'intégration lui permet de/d':
Etre sécurisé, accompagné dans sa découverte d’un nouveau contexte professionnel
Assimiler la culture et les valeurs de l'entreprise
Trouver des points de repères sur son lieu de travail
Renforcer le sentiment d’appartenance
Prouver rapidement son savoir-faire et sa valeur
Se constituer un réseau relationnel qui facilite sa progression
✅ Le supérieur hiérarchique /le dirigeant
Ce processus d'intégration lui permet de :
Limiter les aléas inhérents à ce moment
Sécuriser le salarié dans cette phase
Cerner les potentialités du nouvel arrivant
Organiser un dispositif de professionnalisation en conséquence
Accélérer son intégration dans l'entreprise
Éviter les incompréhensions entre le nouvel arrivant et l'/les équipe-s
✅l'entreprise
Cette intégration donne la possibilité de :
Manifester au nouvel arrivant l'intérêt qu'il représente pour l'entreprise
Créer des conditions favorables pour accélérer l'intégration et d'opérationnalité de cette personne
Renforcer plus rapidement les compétences collectives.
Donner une image positive de la structure.
Faire passer des messages de façon maîtrisée.
🎯 Préparer l'arrivée
Parfois, il peut se passer pas mal de temps entre le moment où vous faites signer le contrat de travail ou la promesse d'embauche et le moment où la personne arrive dans l'entreprise. Durant cette période, il peut être intéressant de commencer à fidéliser le nouveau collaborateur pour lui montrer qu'il est bien attendu.
Cela passe par des prises de nouvelles, le fait de l'inviter à des événements informels. Ce sont toutes les actions qui vont rassurer le futur arrivant et qui vont déjà créer un sentiment d'appartenance même si la relation contractuelle n'a pas encore officiellement démarré.
Il faut parallèlement et en fonction du poste et des besoins :
· Valider les aspects techniques
● Commander le matériel informatique du nouvel entrant
● Créer une adresse mail
● Valider et donner les accès à tous les outils de l'entreprise
● Réserver et organiser le bureau du nouveau collaborateur (si bureau physique)
● Commander des EPI si besoin.
· Valider les aspects administratifs
● Préparer le dossier du salarié : fiche interne, contrat, documents administratifs...
● Réaliser la DPAE (déclaration préalable à l'embauche) auprès de l'URSSAF/MSA
● Organiser la visite médicale (= visite d'information et de prévention)
● Renseigner le registre du personnel
· Valider les aspects communication
● Envoyer un mail qui répond à toutes les questions classiques d'intégration (horaires, heure d'arrivée, stationnement...) en annonçant peut-être même le programme de la journée ou de la semaine
● Organiser en amont des rdv individuels avec les différentes personnes ayant un rôle à jouer dans l’intégration
● Inviter le nouveau salarié aux réunions / sessions de formation / événements d'entreprise
● Envoyer une communication interne pour informer de l'arrivée d'une nouvelle recrue
● Préparer un post/une communication externe pour dire que la personne est arrivée
● S'assurer que le responsable hiérarchique /dirigeant sera présent et disponible pour accompagner le collaborateur
🎯 Accueillir le nouvel entrant
· Le jour J
C'est LE jour qui cristallise toute l'impatience, l'appréhension et l'euphorie du démarrage. Il est donc important de le préparer.
Le manager / ou la/les personnes mandatées pour le faire va :
Être présent tout au long de la journée pour accompagner le salarié
Montrer le bureau / matériel / outils au collaborateur pour lui permettre d'être bien équipé
Partager les procédures et tous les documents qui permettront au nouvel entrant de comprendre comment fonctionne la structure, quelles sont les règles de vie.
Présenter le nouveau collaborateur à l'ensemble de l'équipe
Expliquer qui fait quoi
Prévoir un moment convivial pour faire office d'Ice breaker (petit dèj, café, déjeuner)
Discuter du déroulé de la semaine, des temps d’actions concrètes, des visites, rencontres et des temps d’appropriation (Idéalement un calendrier en bonne et due forme donnera le cadre de la semaine)
· Au cours de la première semaine
Il est conseillé de :
Refaire une lecture précise de la fiche de poste
Positionner finement le nouvel entrant en matière de connaissance et savoir-faire à acquérir pour peaufiner le parcours d’intégration
De faire un bilan de la semaine écoulée
Sur le plan administratif il est nécessaire cette semaine-là, de mettre à jour l’organigramme, le site Internet et tous les documents sur lesquels apparaissent les personnes de l’équipe.
Un post sur les réseaux sociaux par exemple, un article dans la presse pour annoncer l’arrivée de la nouvelle personne est une excellente pratique
Pour comprendre comment bâtir un plan d'intégration et en définir la durée, rdv dans un prochain blog